Como emprendedor, a menudo puede parecer que la lista de tareas pendientes crece mucho más rápido de lo que podemos hacer, ¿verdad? Si sólo los días tuvieran 48h en vez de 24h… Pero como tenemos una cantidad limitada de tiempo cada día para trabajar, el truco es encontrar maneras en las que podamos aprovecharlo al máximo. Tanto si eres un emprendedor como si formas parte de un equipo, crear sistemas que te ayuden a aumentar la productividad en tu jornada laboral puede tener un gran impacto en el rendimiento y el crecimiento general de tu empresa.

A continuación te cuento las cinco formas en las que impulsamos la productividad de la jornada laboral en los negocios:

Tres grandes tareas a diario

¿Cuántos elementos pendientes hay en tu lista de tareas a diario? ¿Mas de tres? No te preocupes: si estás inmerso en una lista de “tareas urgentes” de varias páginas, simplificar el enfoque cada día te ayudará a lograr más de lo más importante.

Cuando la lista de cosas por hacer es demasiado larga, se vuelve más difícil establecer prioridades y, por lo tanto, más difícil concentrarse y terminar las tareas más importantes. Y, con demasiada frecuencia, una lista larga de tareas de “alta prioridad” lleva a muchos empresarios a dedicar tiempo a tareas que no están teniendo un impacto significativo en los resultados de sus negocios.

Haz lo siguiente: empieza cada día haciendo una lista de las Tres Grandes: las tres tareas principales en las que debes concentrarte ese día para tener un impacto directo en el crecimiento y las ganancias de tu negocio.

Si reduces tu lista a estas áreas clave, podrás concentrar mejor tu energía en las tareas que, en última instancia, harán crecer y mejorar tu negocio.

2. Programación por lotes

Nuestros cerebros son mucho más eficientes cuando completan varias de las mismas tareas repetidamente que cuando tienen que completar el mismo conjunto de tareas en un horario esporádico. Esto se debe a que cada vez que cambiamos nuestro enfoque a una tarea diferente (y, por lo tanto, a un tipo diferente de pensamiento), hay un poco de retraso (sin mencionar cualquier retraso asociado con el inicio físico de cada tarea, ya sea obtener la información necesarias o abrir los documentos o el software necesarios en un ordenador).

Para las tareas repetitivas y no urgentes de tu empresa, es más eficiente realizarlas de forma agrupada en lugar de completarlas individualmente a medida que surgen. Piensa en las tareas que realizas a lo largo de los días: ¿se pueden agrupar y realizar alguna de ellas una vez al día, a la semana o al mes (o en el horario que tenga sentido para tus objetivos)?

Un ejemplo de este tipo de productividad sería, por ejemplo, crear un horario para revisar el correo electrónico. Una de las mayores pérdidas de tiempo para un emprendedor es la comunicación por correo electrónico. Una relación sana con el email significa no estar encadenado a la bandeja de entrada de una manera que distraiga y reste valor a otros proyectos y productividad a lo largo del día.

Hay distintos enfoques para agrupar la correspondencia por correo electrónico, y diferentes estrategias funcionarán mejor para diferentes personas o tipos de negocios. Algunas de ellas son:

• Establecer días específicos de la semana en los que leer y responder el correo electrónico
• Establecer horas específicas del día en que leer y responder el correo electrónico

Nota: Algunas personas optan por configurar una respuesta automática para que los remitentes conozcan el cronograma del correo electrónico y administren sus expectativas sobre cuándo recibirán una respuesta. Si bien esto puede ser necesario en ciertas circunstancias, no lo recomendamos para la mayoría de las personas, porque

a) enseña a tus compañeros y clientes que estarás disponible para ellos en un momento específico (y puede que no siempre lo estés),

b) abarrota la bandeja de entrada del remitente cada vez que le envías un correo electrónico, y

c) no es necesario si vas a responder dentro de un período de tiempo razonable de todos modos (generalmente alrededor de uno  o dos días hábiles).

3. Bloquear períodos de tiempo

El bloqueo de tiempo va de la mano con las estrategias diarias anteriores. Una vez que tengas las tres grandes tareas definidas y hayas establecido plazos para cualquier trabajo que puedas hacer por lotes, puedes programar tus días de trabajo con el método del bloqueo de tiempo.

Todos hemos tenido un proyecto simple que termina por durar el triple del tiempo planeado. El bloqueo de tiempo ayuda con la productividad porque se integra como un sistema para mantenernos centrados en el objetivo. Al establecer límites de tiempo, estamos en mejores condiciones para lograr lo más importante (un buen ejemplo de esto es que podrías pasar todo el día limpiando y organizando tu casa a fondo, pero si tienes cinco minutos para limpiar rápidamente antes de que alguien venga, puedes priorizar y concentrarte en lo más importante y realizar esas tareas en esos cinco minutos).

La técnica Pomodoro es uno de los métodos de bloqueo de tiempo más populares y la utilizan personas de todo el mundo, en muchas industrias diferentes. Se basa en el uso de un temporizador para dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos separados por breves descansos. Así es como funciona:

• Elige tu tarea
• Establecer un temporizador de 25 minutos
• Trabaja en la tarea
• Deja de trabajar con el temporizador se apaga
• Tome un breve descanso de 3-5 minutos y comience el proceso nuevamente.
• Después de cuatro rondas, tome un descanso más largo de 15 a 30 minutos y comience el proceso nuevamente

Ya sea que sigas la técnica Pomodoro o elijas trabajar en diferentes intervalos de tiempo, el proceso es esencialmente el mismo: elige tu tarea y el límite de tiempo, enciende el temporizador y ¡empieza!

4. Establece tus propias notificaciones

La mayoría de nosotros recibimos las notificaciones predeterminadas en nuestro teléfono u ordenador, simplemente porque no hemos elegido cambiar la configuración de notificaciones predeterminada de las aplicaciones.

Elegir y ajustar intencionalmente las notificaciones que recibes durante la jornada laboral puede aliviar en gran medida las distracciones innecesarias mientras trabajas (y, por supuesto, eliminar las distracciones ayuda a aumentar la productividad).

Es posible que haya algunas notificaciones que no puedas desactivar por completo, como las que en tu trabajo requieren que respondas de inmediato. Pero el truco aquí es distinguir conscientemente entre las alertas a las que es necesario responder rápidamente y las que no necesitan nuestra atención urgente (aunque es posible que en algún momento hayamos creído accidentalmente que sí la necesitan).

Revisa la configuración de tu teléfono y ordenador para ver las notificaciones que recibes y apaga aquellas que no sean necesarias durante el horario laboral. Una manera fácil de hacer esto si no deseas recibir notificaciones durante el horario de trabajo es configurar tu teléfono en “No molestar” durante esas horas.

5. Software y aplicaciones para mejorar la productividad

Cada año aparecen decenas de programas para reducir nuestra propensión a la distracción. Las mejores herramientas de productividad se centran en múltiples aspectos: desde la productividad de los empleados a nivel profesional, hasta programas de productividad enfocados a un uso más personal. El software de productividad comprende desde simples soluciones de monitorización del tiempo hasta sistemas más complejos de productividad empresarial. Entre los conocidos hay algunos que nos han dado mejores resultados que otros: Asana, Google Drive, OneNote, Todoist, IFTTT, Slack, Skype… En el mercado hay cientos, por lo que deberás buscar el/los que mejor se adapten a ti y a tu empresa.

¿Conoces algún truco más para aumentar la productividad en la empresa? ¡Compártelo en los comentarios!