Si alguna vez has recibido un mensaje de texto de un cliente a las 10pm o has comprobado el correo electrónico antes de levantarte de la cama un sábado por la mañana, es hora de establecer algunos límites en tu negocio. Ser emprendedor es difícil, especialmente si trabajas desde casa. Las horas de trabajo se fusionan con el tiempo personal y se vuelve difícil romper con esa “última cosa” que deseas terminar durante el día.

No me malinterpretes, en algunos casos, es absolutamente necesario dedicar muchas horas y trabajar con los clientes un fin de semana, pero debes crear un equilibrio. Una de las lecciones más difíciles que aprendí cuando empecé con mi primera empresa es que no puedo estar a disposición de un cliente en cada minuto del día. Llegarás rápidamente al punto de agotamiento y, lo que es aún más perjudicial, el cliente se acostumbrará a tu servicio las 24 horas, los 7 días de la semana y no tendrá reparos en usarlo. Por lo tanto, antes de caer en la rutina de estar siempre trabajando, usa estos consejos para establecer límites profesionales.

Establecer horarios de “oficina”

Incluso si tu “oficina” es la cafetería de la esquina o tu propio sofá cómodo, establece un horario de trabajo e informa de este horario a tus clientes cuando firméis un proyecto. Si bien el objetivo es establecer límites, ten en cuenta que el horario comercial más común es de 9am a 5-6-6:30pm. Iniciar tu día al mediodía te dejará con muy pocos clientes. Levántate y empieza el día pronto.

Consejo: considera la zona horaria de la mayoría de tus clientes y adapta tu horario de trabajo al horario de su día.

Programar correos electrónicos para que se envíen durante el horario comercial

Incluso cuando estés dedicando más tiempo a tu trabajo por las tardes o los fines de semana, no se lo digas a tus clientes. Programa los correos electrónicos para enviarlos a primera hora el lunes por la mañana. Si los clientes se dan cuenta de que estás pasando una tarde de domingo frente al ordenador trabajando, pueden tomarlo como una invitación para hacer solicitudes cuando lo deseen.

Planificar días de vacaciones

No importa si estás haciendo una caminata por el sendero de los Apalaches o viendo Breaking Bad por quinta vez, planifica las vacaciones con días de anticipación. Hacerles saber a los clientes cuándo no estarás disponible, los alienta a realizar las solicitudes necesarias antes de tu merecido tiempo libre. También es una buena idea hacerles saber cuándo dejarás de comunicarte con ellos y si pueden acudir a alguien mientras tu estés fuera.

Consejo: utiliza este mensaje como guía para comunicar a los clientes tus vacaciones:

“Estaré fuera de la oficina desde el jueves 1 de agosto hasta el martes 6 de agosto. Debido a que no estaré disponible por teléfono o correo electrónico, completaré nuestros proyectos en curso antes del lunes 29 de julio para darle la oportunidad de revisar todo. Si es necesario, por favor solicite modificaciones antes del 30 de julio“.

Establece expectativas claras con un cronograma específico y evita solicitudes de trabajo  en el último momento que no tendrás tiempo de completar.

Ten cuidado con los clientes aprovechados

Es más probable que un cliente comience a solicitar trabajo extra lentamente en lugar de abrumarte con solicitudes de trabajo desde el primer momento. Una revisión de última hora aquí y allá puede eventualmente conducir a solicitudes regulares que van más allá de lo contratado y presupuestado inicialmente. La mejor manera de evitar esto es:

• Define claramente el alcance del trabajo y las horas de trabajo en el contrato.
• Identifica los costos adicionales para las solicitudes de trabajo urgentes (es decir, las tarifas del fin de semana se duplican, se aplica una tarifa de “24 horas” al trabajo urgente para el día siguiente).
• Recuerda al cliente el coste añadido antes de aceptar aceptar el trabajo extra.

Es posible ofrecer un excelente servicio al cliente y un gran producto sin trabajar una semana de 70 horas. Es probable que el cliente retenga las solicitudes de trabajo hasta el lunes por la mañana, cuando considere el coste extra requerido de tu tiempo.

Establecer expectativas de comunicación

Si comienzas una relación de trabajo respondiendo a cada correo electrónico o llamada telefónica dentro de una hora, el cliente esperará ese comportamiento durante el transcurso del contrato. Define claramente las expectativas de comunicación desde el principio. Si prefieres programar un tiempo en el día a día para revisar y responder el correo electrónico, informa a los clientes que ofreces un tiempo de respuesta de 24 horas.

También debes identificar con tu cliente la mejor forma de comunicación. Si prefieres el correo electrónico a una llamada telefónica o un mensaje de texto, dilo. Si lo ideal es Slack u otro sistema de mensajería profesional, pregúntales si usan la herramienta. Evitará la pérdida de correos electrónicos, mensajes de voz perdidos y mensajes de texto pasados ​​por alto al establecer límites de comunicación.

Los límites son una herramienta esencial para el éxito de una pequeña empresa. Sin ellos, perderás un tiempo y una energía preciosos. Establece los límites con cada nuevo cliente desde el principio. Cuando seas claro y coherente, tus clientes estarán satisfechos con tu trabajo y es más probable que te recomienden a otros negocios.