Como propietario de una pequeña o mediana empresa, sabes que el flujo de caja lo es todo. Mientras un número grande de facturas por cobrar hace que el balance de ganancias y pérdidas parezca estupendo, no servirá absolutamente de nada para ayudar en las operaciones diarias de tu negocio si no las puedes cobrar. Para satisfacer las demandas de nómina y otras obligaciones de la empresa, debes convertir las cuentas por cobrar en efectivo lo más rápido posible.

Una forma de convertir las cuentas por cobrar en efectivo más rápido es asegurarte de que tus clientes siempre paguen a tiempo. De todos los servicios y productos que tu empresa proporciona a tus clientes, la de “institución crediticia” no debería ser uno de ellos. Si tus clientes no están pagando a tiempo, los estás financiando. Aquí hay algunas sugerencias para ayudarte a convertir tus servicios en efectivo más rápido.

1. Mantente al tanto de tu facturación

Esto es sentido común, pero te sorprenderá saber cuántas empresas ponen la facturación en un segundo plano. Los compradores seguirán tu ejemplo, si te muestras indiferente en tus prácticas de facturación, los clientes asumirán que el pago no es urgente y es más probable que paguen tarde.

Tómate un tiempo al menos una vez a la semana para revisar tu facturación o contrata a alguien para que se ocupe de esto con regularidad. Envía facturas a los clientes y solicita cortésmente el pago al recibirlas. No se te pagará por el trabajo que no se factura, así que da el primer paso y asegúrate de que tus facturas se envíen con la mayor brevedad posible.

2. Acepta pagos electrónicos

Vivimos en un mundo vertiginoso donde el dinero y los bienes fluyen rápidamente del comprador al vendedor y del cliente al vendedor. Si solo permites que sus clientes paguen con cheque/transferencia bancaria, descubrirás que puede llevar más tiempo recibir el pago.

Muchas pequeñas empresas se niegan a aceptar tarjetas de crédito debido a las tarifas asociadas con una cuenta comercial. Dependiendo de la escala de tu negocio y tu base de clientes, este puede ser un argumento válido. Sin embargo, en la mayoría de los casos, están perdiendo dinero al no aceptar tarjetas de crédito u otros métodos alternativos de pago.

La expresión “el tiempo es oro” es mucho más aplicable en el mundo de los negocios. Cuanto más esperes para recibir el pago, más costosos se volverán otros aspectos de tu negocio. Las tarifas de procesamiento del comerciante son simplemente una prima necesaria que pagas para obtener tu dinero más rápido.

Al considerar los métodos de pago, también debes explorar el amplio mundo de la gestión de pagos basada en la nube. Servicios como PayPal, Stripe, QuickBooks y otros te permiten enviar facturas electrónicas con un botón de pago integrado que permite a los clientes hacer clic y pagar de inmediato, e incluso incluir los pagos directamente desde tu CRM. Esto elimina varios pasos en el proceso y acorta el tiempo de espera para recibir el pago.

3. Automatizar pagos

Hemos hablado de estar al tanto de tu facturación y de la importancia de los pagos electrónicos, pero para ir un paso más allá, examinemos qué pueden hacer los pagos automáticos y la facturación recurrente por tu negocio.

Si trabajas con un cliente de forma regular, puedes solicitar autorización para configurar un programa de facturación automatizado que cargará a su tarjeta, ACH u otro, un pago electrónico en un momento predeterminado. Los pagos pueden ser por un monto fijo en un cronograma regular, o puedes aceptar proporcionar una factura por adelantado que se ejecutará en un momento designado después de que se haya proporcionado la factura.

La facturación automatizada y los pagos recurrentes eliminan gran parte de la molestia de cobrar cuentas por cobrar. Cuanto menos tiempo tengas que dedicar a las cuentas por cobrar, más tiempo tendrás para dedicar a otros aspectos de tu negocio.

4. Requerir pago por adelantado

Si ves que los clientes a menudo quieren disputar los cargos, o que generalmente tardan mucho en pagar después de completar el trabajo, debes considerar solicitar el pago por adelantado. Dependiendo de tu industria, del proyecto y de la duración del servicio, probablemente podrás pedir un tanto por ciento del importe por adelantado o estableciendo un plan de pagos.

Otro enfoque es solicitar un depósito reembolsable antes de comenzar a trabajar. Si tienes una relación continua con tu cliente, también podrías considerar una tarifa de anticipo, que se paga cada mes como un tipo de depósito por el trabajo a realizar. Los depósitos y retenciones te permiten controlar el dinero, en lugar de esperar a que tu cliente pague al final.

Recuerda que el tiempo es dinero. Cada esfuerzo que hagas ahora para agilizar y acelerar el cobro de tus facturas, el flujo de efectivo pagará grandes dividendos en el futuro.