Tu negocio ha experimentado un crecimiento impresionante y finalmente funciona como una máquina bien engrasada. De repente, una de tus mejores trabajadoras te dice que está embarazada y que le gustaría aprovechar su baja por maternidad. No importa lo defensor que seas en relación a los derechos de la mujer; si sacas a un jugador valioso de tu alineación, es motivo de preocupación.

Debes comenzar a prepararte antes de que llegue el día y la empleada se vaya a casa para continuar con su embarazo o dar a luz. Estos son algunos consejos que pueden ayudar a que tu equipo siga funcionando.

1. Primero, lee las políticas de tu empresa sobre el tema

 Es posible que tengas ya redactadas las políticas de baja por maternidad desde hace un tiempo, pero ya no las recuerdes. Lee esos párrafos para averiguar cuánto tiempo tienen libre los empleados, tanto de acuerdo a la legislación vigente como si existe algún beneficio más dispuesto por la empresa. En un momento como este, suele ser una buena idea discutir dicha política con un experto. Si no tienes un equipo de recursos humanos, considera contratar a un consultor de recursos humanos que pueda ayudarte a comprender los aspectos legales de tu plan.

2. Reúnete con la trabajadora

Convoca a la futura mamá para una reunión individual, tanto para felicitarla como para actualizarla sobre todo lo que has aprendido sobre la política de la empresa. En muchas áreas, es la ley la que establece cuáles deben ser tus planes. Por ejemplo, en España la duración del permiso de maternidad es de 16 semanas y la de paternidad actualmente es de 8, pero se irá ampliando progresivamente hasta alcanzar las 16 semanas en 2021, y se contemplan casos especiales.

En otras áreas, tus políticas pueden depender de la propia elección de tu empresa en el asunto. Por ejemplo, cuando una trabajadora tiene una cita con su obstetra, ¿cuánto tiempo tiene para descansar ese día? ¿Cuenta como su hora de almuerzo? ¿Necesita recuperar esas horas? ¿Necesita tomarse un día libre por enfermedad? Tu conversación con el consultor de recursos humanos debería haber aclarado todos estos puntos y deberías poder actualizar a tu trabajadora con toda la información disponible. Es importante ser flexible siempre que sea posible.

3. Pídele a la empleada que documente todos sus proyectos

Una vez que hayas hablado con la trabajadora sobre las reglas y políticas de la empresa, es hora de prepararse para una transición a corto plazo durante el tiempo que estará ausente. Pedirle que documente sus responsabilidades, actividades y proyectos debería ayudarte a determinar cómo reasignar su trabajo a otros empleados durante la baja de maternidad.

4. Encuentra un sustituto

Una vez que sepas qué responsabilidades debes reasignar, es hora de encontrar a alguien más que tome el relevo. Deberás discutir con el equipo qué trabajos se pueden suspender y qué tareas son demasiado importantes para posponerlas. Luego, deberás determinar quién está dispuesto a asumir los trabajos restantes. En algunos casos, es posible que deba subcontratar la tarea temporalmente a un profesional independiente o freelancer. Si decides hacerlo, el empleado que se va de baja suele ser la mejor persona para entrevistar al sustituto.

5. Elabora un plan para la transición de vuelta al trabajo

 Una vez que hayas planificado qué responsabilidades seguirán recibiendo atención, es el momento de crear un plan sobre cómo entregar las tareas a las nuevas personas que las asuman. Es importante tener en cuenta la posibilidad de que la empleada embarazada deba irse antes de lo previsto.  También debes hablar sobre la transición de la baja por maternidad al trabajo. El regreso al trabajo suele ser una combinación de ir a la oficina y trabajar desde casa.

Una vez que el plan comience a entrar en vigor, revisa todo de vez en cuando para asegurarte de que todo vaya bien. Es importante comprender que la llegada de un bebé es una ocasión feliz. Cumple bien tu política de licencia por maternidad y tu empleada generalmente te lo agradecerá. Es también una excelente oportunidad para ganarte la lealtad de los empleados.