No es ningún secreto que el primer año de un nuevo negocio probablemente sea el que más desafíos plantea. Tu mayor preocupación probablemente es obtener ganancias y hacer correr la voz sobre tu negocio y tus productos/servicios. Si bien es vital que intentes generar ingresos, también debes prepararte para el éxito. Tienes que adaptarte para satisfacer las demandas futuras de los clientes, y hay procesos que puedes implementar para hacerte la vida mucho más fácil a largo plazo.

De hecho, antes de comenzar a vender tus servicios o informar a tus amigos y familiares que estás empezando un negocio, estos son los sistemas que deberías y tener en marcha que te facilitarán el día a día. Créeme, lo último que querrás hacer es tratar de adaptar estos procesos mientras trabajas más de 70/80 horas a la semana para gestionar pedidos o satisfacer las necesidades del cliente. Estos son los cinco procesos que debes implementar durante tu primer año en el negocio.

1. Contratar un gestor o un contable

Antes de comenzar a acumular ingresos, debes tener una persona a tu lado que te ayude a configurar sistemas que rastreen con precisión tus ingresos, presupuestar lo que tienes y que te preparen para las declaraciones de impuestos. Tu vida financiera está a punto de cambiar drásticamente y desearás tomar las mejores decisiones financieras posibles desde el principio. Un gestor puede guiarte en la creación de cuentas comerciales y de gastos, en el presupuesto de los artículos comerciales que necesitarás comprar y en la búsqueda de deducciones fiscales favorables que pueden reducir tus ingresos imponibles.

2. Configurar un sistema de software de contabilidad

Es probable que tu gestor te aconseje que instales y utilices un sistema de software de contabilidad. Este programa te permite hacer todo lo que tu gestor te recomendará. Los sistemas de software de contabilidad pueden facturar a los clientes, cobrar pagos, recordarles a tus clientes que le paguen, realizar un seguimiento de tus gastos, manejar las nóminas, crear informes financieros e incluso ayudar con tu preparación para los impuestos.

Utilizar un gestor puede resultar un coste difícilmente asumible si estás empezando, por lo que un sistema de software de contabilidad te permitirá manejar muchos procesos de administración financiera por tu cuenta. En este sentido, quizá puedas contratar a un gestor cuando lo necesites (controles trimestrales, preparación de impuestos y reuniones de análisis financiero)

3. Planificar reuniones periódicas con un mentor empresarial

Los mentores de negocios valen su peso en oro, pero pueden ser muy caros (especialmente para los propietarios de nuevos negocios que buscan ahorrar dinero en el camino). Puedes evitar este gasto al principio si buscas un mentor empresarial. Esta persona podría ser un compañero emprendedor, una figura de autoridad anterior con la que te has mantenido en contacto o un mentor de una asociación o grupo de afinidad.

Estas personas pueden ayudarte a crear una estrategia al inicio de tu empresa, guiarte en la toma de decisiones comerciales importantes e incluso conectarte con socios y clientes potenciales. Si no puedes encontrar un mentor empresarial, quizá yo pueda ayudarte.

4. Configurar un sistema CRM para realizar un seguimiento de las relaciones comerciales

Vas a entrar en contacto con muchas personas mientras trabajas en ampliar la red para tu negocio. Pueden ser socios potenciales, clientes o líderes de opinión que pueden beneficiarte en el futuro. Una excelente manera de mantenerse en contacto con estas personas es ponerlas en un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Un CRM, puede almacenar información de contacto, contratos e información sobre las interacciones realizadas y su resultado. También puedes utilizar el sistema para realizar un seguimiento del proceso de cultivo de clientes. Nunca se sabe cuándo un contacto puede convertirse en un cliente o en un recurso valioso, por lo que vale la pena mantenerse al día con ellos. Entrarás en contacto con muchas personas a medida que desarrolles tu negocio, por lo que tener una herramienta para rastrear tus comunicaciones con ellos te permite mantenerte organizado.

5. Usar una aplicación de gestión del tiempo

Ya sea que te estés preparando para contratar a un empleado, administrar tus finanzas o gestionar un proyecto a largo plazo para un cliente, necesitas una forma de organizarte y realizar un seguimiento de tu progreso. Como resultado, te conviene utilizar e implementar una aplicación de gestión del tiempo o una lista dinámica de tareas pendientes.

Si bien el lápiz y el papel están bien, te beneficiarás al máximo de tener una plataforma dinámica de administración del tiempo diario. Con ella puedes planificar fácilmente tu día, sincronizar tus listas de tareas pendientes con diferentes calendarios y realizar un seguimiento de tu progreso. La vida se volverá complicada, tendrás muchos frentes abiertos y necesitarás una forma de rastrearlo todo desde un solo lugar.

Si eres un emprendedor o propietario de una pequeña empresa, es muy probable que estés desempeñando muchos papeles. Eres el administrador, el contable, el departamento de recursos humanos, el trabajador, el comercial y la cara de tu empresa. Hoy en día, tenemos la suerte de vivir en una época en la que se pueden automatizar muchos procesos de desarrollo empresarial o utilizar internet para encontrar a alguien que pueda ser de ayuda.

Si bien puedes arreglártelas sin realizar muchas de las actividades anteriores, implementarlas lo antes posible agilizará tu enfoque comercial y agregará una ventaja profesional a tu empresa. El objetivo es estar lo más organizado posible, y los procesos anteriores te permiten hacerlo durante uno de los períodos con menos tiempo libre que tendrás en tu negocio..