Las startups a menudo fracasan porque se quedan sin efectivo durante el primer año. Esto no siempre se debe a que no hubiera suficiente capital en el negocio, si no a la mala gestión del flujo de caja.

Una nueva empresa no tiene un historial en el que se puedan basar las predicciones financieras, por lo que los presupuestos y las previsiones de flujo de caja son menos fiables de lo que serían en una empresa establecida, por lo que será necesario un control más estricto de los gastos. El problema es que, mientras haya dinero en el banco perteneciente a ese capital inicial que hay que aportar, la tentación será gastarlo. A continuación te cuento diez tips que te ayudarán a asegurarte de que tu efectivo inicial te dure durante el primer año y más allá.

Mantén actualizadas tus predicciones financieras

Debido a que tus predicciones sobre el flujo de efectivo el primer año tendrán añadido tendrán un elemento de supuesto y conjetura pronóstico, deberás actualizar las cifras con regularidad. De hecho, necesitarás tener un pronóstico de flujo de efectivo continuo flexible para reflejar tus últimas cifras de ingresos y gastos. Para mantener actualizada la predicción financiera de efectivo, es posible que debas revisar tus proyecciones semanalmente o, al menos, mensualmente.

Mantén tus cuentas actualizadas

También deberás mantener tus cuentas actualizadas para que puedas controlar cómo te está yendo con respecto a tu presupuesto inicial. Una revisión mensual de las variaciones contables te dirá si la empresa van por buen camino y tus cuentas mensuales te informarán de si estás gastando más de la cuenta en alguna categoría de gastos. Es esencial en una situación de puesta en marcha ser flexible con tus planes. Si no alcanzas tus objetivos de ventas, por ejemplo, es posible que debas controlar tus gastos. Es por eso que, al igual que tu flujo de caja, tu presupuesto puede necesitar revisiones periódicas.

Debes saber dónde está tu punto de equilibrio

Analiza tu presupuesto para determinar tu punto de equilibrio, que es el volumen de ventas que necesitarás para cubrir todos tus costes. El punto de equilibrio es el objetivo más crucial que tendrás que alcanzar durante los primeros meses o el primer año. Si no lo estás alcanzando, estarás consumiendo tus reservas de efectivo. Por lo tanto, si no alcanza el punto de equilibrio de acuerdo con sus proyecciones, deberás reducir los costes.

Cíñete a tus gastos presupuestados

Usa el presupuesto como una guía en lo que debes gastar y ajusta el gasto presupuestado para reflejar ventas más bajas si es necesario. Siempre que estés considerando realizar una compra sustancial, verifica primero que tienes el presupuesto disponible para hacerlo. Los costes deberán controlarse de forma estricta si deseas tener alguna posibilidad de obtener las ganancias que habías proyectado inicialmente. Nada de oficinas lujosas, o muchos empleados, o un coche nuevo el primer año 😉

Negocia los términos de los contratos con proveedores

Si consigues reducir un pequeño porcentaje de cualquier compra, eso te dará más margen de maniobra en caso de que las ventas no cumplan con las proyecciones. Intenta negociar también las condiciones de pago. Obtener un crédito de 30 días en una compra mantiene ese efectivo en tu cuenta bancaria 30 días más. También sería una buena idea pagar las facturas de tus proveedores tan pronto como vencen y cobrar los descuentos de liquidación disponibles. Mantener a los proveedores contentos durante esos primeros días puede ayudarte a obtener mejores términos de compra más adelante si te encuentras corto de efectivo. Todos somos más comprensivos con un bache que pueda estar pasando un cliente si ese cliente normalmente paga en tiempo y forma.

Mantén una reserva de efectivo

Cuando pones una empresa en marcha siempre ocurre algo. Puede ser que no tengas ventas o que estas sean menores de lo esperado, o tengas costes más altos de lo esperado. Puede ser que tengas gastos que no esperabas. Es aconsejable mantener siempre una reserva de efectivo en una cuenta bancaria separada para poder hacer frente a tales emergencias. Puedo garantizarte que casi ninguna de las previsiones que habías hecho en un principio saldrá según lo planeado. Pero si mantienes intacta tu reserva de efectivo, podrás sobrevivir a esos reveses.

Ten presente tus cuentas por cobrar

Si vendes bienes o servicios a crédito, será fundamental que te mantengas al tanto de tus cuentas por cobrar. Ten mucho cuidado a quién le das crédito y mantén bajos los límites de crédito hasta que estés seguro de que el cliente pagará. Envía las facturas de venta tan pronto como se acabe el servicio y solicita el pago a tus clientes tan pronto como venzan las facturas. Una deuda incobrable significativa en los primeros días del negocio podría ser un desastre.

No contrates personal demasiado pronto

Trata de evitar contratar personal hasta que sea realmente necesario. Si puedes permitirtelo, utiliza autónomos y freelancers para que realicen el trabajo  hasta que tu negocio esté mejor establecido. Los autónomos pueden resultar más caros a corto plazo, pero los empleados son un coste fijo que debe pagarse siempre, incluso si tienes un mes sin ventas.

Haz que cada céntimo cuente

Cuando administras las finanzas de un nuevo negocio debes aprovechar cada céntimo. Recuerda que el gasto presupuestado no es un objetivo al que debes apuntar, es un límite máximo de gasto. Debes intentar estar por debajo del presupuesto en tantas categorías de costes como sea posible. Y considera cómo cada artículo que compras contribuye al negocio. En otras palabras, si no lo necesitas, ¡no lo compres! Es un capricho.

No dejes que un buen mes se te suba a la cabeza

Administrar el efectivo de una nueva empresa tiene que ver con la prudencia y la precaución. Es posible que observes fluctuaciones significativas en tus ventas en los primeros meses. Pero no des por sentado que un mes de altas ventas marca el punto de inflexión para tu negocio. Si obtiene un mes excepcionalmente alto de ventas, transfiere el efectivo extra que ganes directamente a tu reserva de efectivo. Nunca se sabe lo que está a la vuelta de la esquina cuando se está lanzando una nueva empresa.

La principal conclusión de lo anterior es que la prudencia y la flexibilidad son esenciales a la hora de gestionar el flujo de caja de una startup. Deberás ajustar los gastos para que estén por debajo de tus ingresos, y sería aconsejable tener siempre algo de efectivo en reserva. Si te mantienes atento, tu negocio no debería convertirse en uno de los que fracasan en el primer año debido a una mala gestión del efectivo.